(目的)

第1条　この規程は、文書事務の管理について、必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、常に正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書主任)

第3条　文書事務を円滑適正に行わせるため、課(赤穂市事務分掌規則(昭和56年赤穂市規則第25号)第2条に規定する課(室)をいう。)に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第4条　文書主任は、上司の命を受けて次に掲げる事務に従事する。

(文書主任会議)

第5条　行政課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要あるときは、文書主任会議を開催することができる。

(文書の記号及び番号)

第6条　文書には、別に定めるものを除き、会計年度ごとに別表1に定める記号及び文書経理簿(様式第1号)により一連番号を付さなければならない。

(文書の受領)

第7条　市役所に到着した文書は、行政課において受領する。ただし、課等が直接受領する文書及び電子計算機の接続(通信回線を用いた電子計算機その他の情報機器の接続により、電磁的記録を受理し、及び発送できる状態をいう。)により受領する文書は除く。

(郵便料金未納文書の収受)

第8条　郵便料金の未納又は不足の文書は、その発信者が官公署であるもの、その他行政課長が必要と認められるものに限り、その料金を支払い受領することができる。

(文書の処理)

第9条　第7条の規定により受領した文書は、行政課において次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(文書の配布)

第10条　行政課で受領した文書は、原則として、行政課に備え付けられた文書区分箱により配布する。

(受付文書の処理)

第11条　文書主任は、自ら又は職員をして、前条の規定により配布を受けた文書の下部余白に課収受印を押印し、文書経理簿に所定の事項を記入のうえ文書番号を付し、供覧用紙(様式第3号)に添付して、主務係長、決定権者の課長、部長、副市長及び市長の閲覧後主務担当職員に還付する。ただし、軽易又は文書経理簿に記入する必要がないと認められる文書については、文書余白に供覧ゴム印を押印して供覧に付するものとする。

(他の課に関係ある収受文書)

第12条　主務課長は、他の課に関係がある受領文書の配布を受けたときは担当係長に指示して、速やかに関係のある部の課に送付するとともに、意見、指示欄又は余白にその旨を記入しなければならない。

(電子メールの処理)

第12条の2　文書主任は、課等において受信したメールを速やかに出力して第11条の規定により処理しなければならない。

(転送の禁止)

第13条　配布を受けた郵送等文書で当該課の主管に属しないものは、直ちに行政課に返付するものとし、各課で相互に転送してはならない。

(課長の指示)

第14条　主務課長は、配布を受けた文書を査閲したとき、文書の処理について担当係長に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(事務の処理)

第15条　主務担当職員は、文書事務の処理を迅速に行うため、特に次に掲げる事項を守らなければならない。

(文書による事案の処理)

第16条　文書による事案の処理は、起案用紙(様式第4号)によらなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、起案用紙によらないことができる。

(起案)

第17条　文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第18条　秘密を要する文書は、秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後において、なお秘密を要する場合も同様とする。

(合議)

第19条　事案の施行が他の課に直接関係を有する文書は、当該関係課に合議しなければならない。

(合議を受けた場合の処置)

第20条　前条の規定により合議を受けた者は、直ちに同意又は不同意を決定し、起案文書を主務課に回付しなければならない。

(法規文書等の合議)

第21条　条例、規則その他法規に関する文書又は財務に関係ある文書は、副市長決裁前に総務部長及び行政課長又は財政課長に合議しなければならない。

(法規文書等の審査)

第22条　総務部長及び行政課長又は財政課長は、前条の規定により合議を受けたときは、当該文書について必要な審査を行い、意見を付して上司の決裁の審議に供さなければならない。

(合議事項の廃止等による通知)

第23条　第20条第1項の規定により合議した後、合議事項を廃止し、又はその主旨に重要な変更があつたときは、主務課は、直ちにその旨を関係課に通知しなければならない。

(決裁年月日等)

第24条　決裁済みとなつた起案文書には、決裁年月日、記号、番号等を記入しなければならない。

(文書処理状況等の明確化)

第25条　文書主任は、文書経理簿により常に文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。

(未処理文書の調査及び処理の促進)

第26条　文書主任は、毎月末において未処理文書を調査し、当該文書の処理の促進を図らなくてはならない。

(浄書)

第27条　決裁済みの文書で施行を要するものは、各課において次の各号に定めるところにより、直ちに浄書しなければならない。

(照合)

第28条　前条の規定により、主管課は、浄書した文書を浄書後直ちに決裁済み文書と照合しなければならない。

(公印の押印)

第29条　施行文書には、赤穂市公印規程(昭和40年赤穂市訓令甲第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、施行文書と決裁済み文書とを契印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書並びに国等の通達により公印の押印を省略することが認められている文書については、公印を省略することができる。

(発送)

第30条　文書の発送は、行政課において即日行うものとする。ただし、電子計算機の接続により発送する文書は除く。

(施行年月日)

第31条　主務担当者は、事案を処理した日を施行年月日として決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書類の発送手続き)

第32条　各課は文書類を発送しようとするときは、当該発送物に郵送等依頼書(様式第6号)を添えて行政課に提出しなければならない。

(行政課の文書発送手続き)

第33条　行政課は、前条の規定により発送文書類の依頼を受けたときは、次の各号に定めるところにより、発送の手続きをとらなければならない。

(文書の整理)

第34条　文書は、常に整理し重要なものは紛失、盗難等に対する予防を完全にしておかなければならない。

(処理文書の引き継ぎ)

第35条　職員は配布を受けた文書を常に未処理文書及び懸案文書に区分整理し、当該文書が処理済みとなつたときは、文書主任に引き継がなければならない。

(文書の保管)

第36条　文書主任は、処理済み文書を文書経理簿に完結年月日を記入し、別に定める文書分類表による区分にしたがつて、必要により索引できるように保管しなければならない。

(文書の整理)

第37条　文書は、別に定めるフアイリングシステム取扱要領により整理しなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第38条　文書は、公務以外の理由で庁外に持ち出してはならない。

(文書の種別及び保存期間)

第39条　文書の種別及び保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除くほか別表第2に定める期間保存しなければならない。

(文書の保存)

第40条　保存文書は、保存箱カードに基づき文書保存箱に収納する。

(書庫内の注意事項)

第41条　書庫内は、常に清潔、整とんを維持し、一切の火気を使用してはならない。

(文書の廃棄)

第42条　行政課長は、保存期間の満了した文書について、毎年定期的に別に定める手続により廃棄しなければならない。

(廃棄上の注意)

第43条　廃棄する文書で機密に属するもの、第三者の権利を侵害するおそれのあるもの又は他に悪用されるおそれのあると認められるものは、焼却し又は裁断する等適切な処置をとらなければならない。